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Zeitmanagement

Zeitmanagement – Der Zauber der leeren Inbox

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In meinem ersten Artikel der Zeitmanagement Serie habe ich meine Zeitmanagement Methode, basierend auf Getting Things Done vorgestellt. Offen blieb dabei noch die Frage, wie ich das jetzt in die Praxis umgesetzt habe. Für mich war ein erfolgreiches Zeitmanagement wesentlich mit dem Prinzip der leeren Inbox, also dem leeren Posteingang verbunden. Ich selbst habe das Prinzip viel zu spät in die Praxis umgesetzt und erst dann festgestellt wie sinnvoll das eigentlich ist und welche großen Vorteile das bringt. Da das Prinzip für mich so wichtig ist, möchte ich es an den Anfang stellen und heute zeigen, wie ich das handhabe.

Leerer Mail Posteingang

Leerer Mail Posteingang

Zunächst einmal steht die Frage, was ist eigentlich der Posteingang? Hierzu zähle ich alle Kanäle, über die Nachrichten zu mir gelangen, die nach deren Eingang eine Aktion erfordern. Wichtigster Posteingang ist natürlich der E-Mail-Posteingang. Weitere Posteingänge finden sich noch bei der klassischen Post, einige Social-Communication Tools mit einer Inbox, sowie auch die Telefon-Mailbox. Diese weiteren Kanäle sind gegenüber dem E-Mail Posteingang in meinem Fall fast zu vernachlässigen, deshalb konzentriere ich mich heute auf den E-Mail Posteingang (vom Prinzip her gilt dasselbe auch für Posteingänge anderer Kanäle).

Die Probleme eines unkontrolliert anwachsenden Posteingangs habe ich schon in dem Artikel Zeitmanagement – Wie ich meinen Tag in den Griff bekomme” angerissen. Zwei Probleme sind aus meiner Sicht wesentlich.

Wenn in einer Flut von größtenteils unwichtigen E-Mails noch wichtige Aufgaben schlummern, können diese leicht übersehen werden. Das kann im besten Fall beim Absender einen schlechten Eindruck machen, im schlechten Fall ergeben sich daraus echte Risiken. Da ich diese Risiken natürlich nicht eingehen will, scannt man regelmäßig seine Mails nach wichtigen Dingen und versucht wichtige Dinge noch im Kopf zu behalten.

Hier liegt dann das zweite Problem dieser “Methode” – durch das Scannen vergeht viel Zeit und das Merken der wichtigen Dinge beansprucht eine große Menge Energie und Konzentration, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden kann. Wie bin ich nun zu einem leeren Posteingang gekommen?

Exchange Ordner zum Sortieren wichtiger Mails

Exchange Ordner zum Sortieren wichtiger Mails

In meinem Exchange Mail-Postfach habe ich vier Ordner angelegt

  • “zu bearbeiten”
  • “interessant”
  • “reise”
  • “stuff”

Zweimal am Tag gehe ich jetzt meinen Posteingang durch und sortiere die Mails entsprechen in die Struktur ein. Das Prinzip des zweimaligen Mail-Lesens habe ich im Tipp 3 des Artikels “Mehr Zeit zum Leben – Fünf Tipps für effizientes Arbeiten.” schon beschrieben. Sich daran zu halten ist schwer, sorgt aber für eine deutliche Erleichterung durch reduzierte Aufgaben-Wechsel. Ich nutze zum Lesen der Mails also einen bewusst ausgesuchten Zeitraum und mache das nicht parallel zu einer laufenden Aufgabe (zumindest versuche ich das ernsthaft)

Wenn die gelesene Mail eine (wichtige) Aufgabe enthält, die sofort erledigt werden kann (Zeitbedarf kleiner zwei Minuten), dann wird diese Aufgabe sofort erledigt und die Mail in den Ordner “stuff” verschoben.

Das Anlegen einer Aufgabe funktioniert in Remember The Milk auch per Mail

Das Anlegen einer Aufgabe funktioniert in Remember The Milk auch per Mail

Enthält die Mail eine wichtige Aufgabe, die nicht sofort bearbeitet werden kann, lege ich für diese Mail eine Aufgabe in meiner Todo Liste an. Da mein verwendetes Tool, Remember The Milk, die Erstellung von Aufgaben per Mail anbietet, wird das Anlegen der neuen Aufgabe gleich an Ort und Stelle in Form einer Mail erledigt. Die Mail enthält im Betreff alles wesentliche, was ich zum weiteren Bearbeiten der Aufgabe benötige. Auch kann ich hier schon Termine setzen oder Prioritäten angeben. Ein solcher Betreff heißt dann zum Beispiel “Herrn Meier wegen der offenen Issues im Intranet-Projektes anrufen tomorrow !2“. In Remember The Milk wird jetzt eine Aufgabe angelegt, die auf morgen terminiert und mit Priorität 2 versehen wird.

RTM Task per Mail

Per Mail gesendete Aufgabe in Remember The Milk

Wenn es darüber hinaus in der Mail noch wichtige Informationen gibt, können diese direkt in den Mail-Body der Aufgaben-Mail übernommen werden. In Remember The Milk erscheint dieser Body Text dann als Notiz zu der Aufgabe. Ist die Mail versendet, wandert die Mail dann entweder in den Ordner “stuff” wenn sie für die Erledigung der Aufgabe nicht mehr benötigt wird oder in den Ordner “zu bearbeiten”, wenn sie noch für die spätere Bearbeitung benötigt wird. In Remeber The Milk befindet sich diese Aufgabe dann in der “Inbox”. Ab hier greifen jetzt die regelmäßigen Aufgaben-Planungsprozesse, die ich schon im ersten Zeitmanagement Post vorgestellt habe.

In den Odner “interessant” wandern alle Mails, die etwas enthalten, was nicht sofort bearbeitet werden muss aber später interessant werden kann bzw. was ich später einmal lesen möchte. Das ist der gefährlichste Ordner. Schiebt man zu viel hier her, dann wird sich der Ordner über kurz oder lang nicht von “stuff” unterscheiden.  Ich finde den Ordner trotzdem wichtig, er ist aber derjenige, den man am einfachsten weglassen kann.

Ich bin viel dienstlich unterwegs. Am Monatsende mache ich regelmäßig meine Reisekostenabrechnung. Die meiste Zeit nimmt dabei das Zusammensuchen der Belege in Anspruch. Einige der Belege schlummern auch im Posteingang, zum Beispiel Online-Bahntickets, oder MyTaxi-Quittungen. Um diese schnell zu finden kommen derartige Belege in den Ordner “reise” aus dem sie nach erfolgter Abrechnung in “stuff” verschoben werden.

Der Ordner “stuff” ist so etwas wie der Papierkorb mit Rückabsicherung. Eigentlich kann ja nun alles was in den vorhergehenden Schritten nicht erledigt oder in andere Ordner verschoben wurde, in den Papierkorb. Da ich dann aber doch eine “Sicher ist sicher”-Methode verfolge, ist mir der Ordner “stuff” lieber. Allerdings beweist die Tatsache, dass ich in den Ordner noch nie hineingesehen habe, doch am besten, dass es eine Art Papierkorb ist.

Dieses hier beschriebene System hilft mir jetzt täglich dabei, einen leeren Posteingang und gleichzeitig eine vertrauensvolle Ablage wichtiger Aufgaben zu erhalten. Für mich persönlich ist das ein riesiger Fortschritt. Natürlich muss man jetzt noch vernünftig mit den Aufgaben in der Tas-Liste, also der Remember The Milk Inbox umgehen, ansonsten verschiebt sich das Problem nur in ein neues Tool. Wie das geschieht bzw. wie ich Remember The Milk nutze, möchte ich im nächsten Artikel schildern.

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