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Zeitmanagement

Zeitmanagement – Wie ich meinen Tag in den Griff bekomme

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Vor einiger Zeit fragte mich ein Kollege, ob ich ihm ein paar Tipps zum Thema Zeitmanagement geben könne. Er habe gehört, ich würde die “Getting things done” Methodik für die Planung meiner Aufgaben anwenden und wollte von mir wissen, ob diese Methodik etwas bringt. Die Tatsache, dass ich ihm bis heute noch nicht geantwortet habe, zeigt zum einen, dass ich in Bezug auf meinem eigenen Zeitmanagement noch lange nicht am Ziel bin, zum anderen, dass die Antwort auf die Frage nicht ganz einfach ist. (Die Tatsache, dass ich die Anfrage noch immer nicht vergessen habe, verbuche ich aber auf der Positiv-Seite). Jedem, der sich für die “Getting Things Done”-Methodik interessiert, kann ich das Buch Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity von David Allen empfehlen. Ich habe das auch gelesen, einmal von vorn bis hinten und mehrmals in speziellen Kapiteln. Übernommen habe ich nur einige Anregungen aus der Methodik, die ich mit eigenen (oder anderen) Methoden kombiniert habe. Zum heutigen Stand kann ich sagen, dass ich das Management meiner Aufgaben besser im Griff habe als je zuvor. Die Erkenntnisse, die mir dabei am meisten geholfen haben, möchte ich in den folgenden Posts teilen.

Die Frage des “Warum” für besseres Zeitmanagement muss ich nicht beantworten. Jeder der bis hierher gelesen hat, wird zumindest erkannt haben, dass ein besserer Umgang mit Aufgaben einigermaßen nützlich sein kann. Trotz der Erkenntnis etwas tun zu müssen, war es bei mir ein langer Weg, bis ich eine praktikable Methodik gefunden und in einer handhabbaren Toolsuite untergebracht habe. Heute möchte ich meine grundsätzliche Herangehensweise an das Task-Management schildern, später dann darauf eingehen, wie ich mir ein Toolset geschaffen habe, welches mich täglich unterstützt. Vorweg nehmen kann ich, dass jeder der sich der Herausforderung des Zeitmanagements wirklich stellen möchte, zwei Dinge benötigt.

  1.  Eine konsequente Methodik und
  2. Disziplin.

Letzteres ist dabei (zumindest für mich) die größere Herausforderung. Um zu einer Methodik zu kommen, habe ich ein paar Grundsätze, die ich dabei möglichst konsequent anwende.

Zeitmanagement Erfolgsfaktor – Alles raus aus dem Kopf

“Die meisten meiner Aufgaben habe ich im Kopf” sagte unlängst ein Mitarbeiter zu mir. So habe ich das auch mal gemacht (Link letzter Artikel).  Die Nebenwirkungen dieser Methodik sind zahlreich. Für mich war es eins der größten Probleme überhaupt. Mitten in einer konzentrierten Arbeit kommen mir  plötzlich Gedanken an Dinge hoch, die ich auf keinen Fall vergessen und unbedingt noch erledigen muss. Egal wann, permanent arbeitet das Gehirn im Task-Standby um auch immer alle Aufgaben der internen Task-Liste aktiv zu halten. Die dafür benötigte Energie ist gewaltig. Mein wichtigstes Ziel ist es also, alles aus dem Kopf zu bekommen – und zwar so schnell wie möglich und an einen sicheren Ort. Womit wir beim nächsten Thema sind

Zeitmanagement Erfolgsfaktor - Es kann nur ein Task-Tool geben

Wohin nun mit all den Aufgaben aus dem Kopf? Wie auch bei “Getting Things Done” empfohlen, habe ich mich für ein einheitliches System zur Verwaltung beruflicher und privater Aufgaben entschieden. Die Abbildung aller Aufgaben in einer einheitlichen, möglichst reibungslos operierenden Toolsuite ist, wie wir später noch sehen werden, entscheidend für den Erfolg des Vorhabens. Diese Tools müssen immer verfügbar sein. Egal wo mir etwas einfällt, was noch zu erledigen ist, ich muss es sicher loswerden können.  Ein weiterer entscheidender Punkt ist, das es nur ein Tool zum Verwalten der Task-Liste geben darf. Alles Andere – ich habe es versucht – ist absolut aussichtslos. Hier machen es einem die allgemein verfügbaren Tools nicht gerade leicht. Überall stecken Möglichkeiten, seine Aufgaben aufzuschreiben. Bei mir sind das zum Beispiel: Outlook, SharePoint, das CRM, das Projektmanagement-Tool, mein iPhone, mein Google Account oder mein Notizbuch und wenn ich noch etwas länger nachdenke, fallen mir bestimmt noch mehr Möglichkeiten ein.

Ich habe ein System geschaffen, mit dem ich in der Lage bin, in verschiedenen (nicht allen) Anwendungen Aufgaben anzulegen, die dann aber in einer zentralen Master-Liste zusammenfließen. Diese zentrale Master Liste liegt bei mir in remember the milk – dazu später mehr.

Zeitmanagement Erfolgsfaktor - Leerer Posteingang

Fast genauso wichtig wie Dinge aus dem Kopf zu bekommen, ist eine leerer Posteingang. Ich bekomme am Tag zwischen 40 und 70 Mails. Ohne es genau klassifiziert zu haben sind davon 10-20% wirklich relevante Aufgaben, die eine längere Bearbeitungszeit in Anspruch nehmen und nicht ad hoc bearbeitet werden können,  10-20% Dinge die sehr schnell beantwortet werden können, 40% Informationen zur Kenntnisnahme und 20% nicht beachtenswertes Sonstiges. Nach 10 Arbeitstagen habe ich also ca. 700 Mails unter denen sich 140 wichtige und noch nicht erledigte Mails befinden, die auf Bearbeitung warten. Das Verhältnis von Wichtigem zu Unwichtigem ist hier einfach zu hoch. Eine Zeitlang habe ich versucht die Markierungsfunktion im Outlook zu nutzen – es hat nicht funktioniert. Deshalb habe ich mein System umgestellt. Ich leere in aller Regel einmal am Tag meine Inbox. Schnell zu erledigende Aufgaben (kleiner zwei Minuten) werden sofort erledigt. Alle anderen werden entsprechend mit Aufgaben in remember the milk versehen oder wegsortiert. Und hier ist Disziplin erforderlich. Auch ich schaffe es nicht immer einmal täglich. Manchmal staut sich das Postfach auch ein zwei Tage auf. Ich arbeite noch an der notwendigen Disziplin.

Zeitmanagement Erfolgsfaktor - Planung ist das halbe Leben

Wo wir schon bei der Disziplin sind. Sind alle Aufgaben in einer Liste ist der erste wichtige Schritt geschafft. Nun müssen diese Aufgaben auch irgendwann abgearbeitet werden. Damit das nicht im Chaos erfolgt, ist Planung mein Schlüssel. Einmal wöchentlich, meist Sonntags, schaue ich alle meine Aufgabenlisten in remember the milk durch um die für die kommende Woche zu erledigenden Aufgaben einzuplanen (Wochenplanung). Diese markiere ich dann so, dass sie für die Tagesplanung bereit stehen.  Einmal täglich, vorzugsweise Abends plane ich die Aufgaben für den nächsten Tag. Ich markiere die Aufgaben, die am kommenden Tag wichtig sind und erledigt werden müssen und die Aufgaben, die erledigt werden sollen. Diese Art der Planung habe ich in meinem Blog-Beitrag “Mehr Zeit zum Leben – Fünf Tipps für effizientes Arbeiten.“ schon eingeführt.

Zeitmanagement Erfolgsfaktor - Nur konkrete Aufgaben sind Aufgaben

Ich hatte früher oft Aufgaben in meiner Liste die so ähnlich lauteten wie “Herrn Schmidt anrufen – wichtig”. Natürlich ist in dem Moment, in dem die Aufgabe verfasst wird,  vollkommen klar was damit gemeint ist. Wenn ich ein paar Tage danach auf die Aufgabe schaue weiß ich vielleicht noch welchen Herrn Schmidt ich anrufen muss aber oft nicht mehr wegen was genau ich das tun wollte. Deshalb werden Aufgaben jetzt immer eindeutig formuliert

  • Was muss ich tun?
  • Warum muss ich das tun?
  • Bis wann (optional)
  • Wie wichtig (optional beim Anlegen)

Eine Aufgabenbeschreibung heute kann dann also lauten “Herrn Schmidt anrufen um nach dem Stand des Intranet-Projektes zu fragen (Details siehe CRM)”

Zeitmanagement Erfolgsfaktor - Möglichst keine Termine setzen

Klar, es gibt Aufgaben, die haben ganz konkrete Termine und diese kommen dann auch mit einem konkreten Termin in die Aufgabenliste. Alles andere bekommt KEINE Terminangaben. Warum? Ich hatte ein System, in dem ich mir immer wenn eine Aufgabe rein kam die Gedanken gemacht hatte, wann ich die erledigen kann und habe gleich einen entsprechenden Termin gesetzt. Aber es kommt bekanntlich immer alles anders als man denkt – meine Tage sind häufig von bis dahin nicht abzusehenden Ereignissen und Plan-Änderungen bestückt, so dass dieses System einfach überhaupt nicht funktioniert hat. Im Gegenteil, es hatte einen ähnlichen Effekt wie der volle Posteingang. In den für heute zu erledigenden Aufgaben sind 50 überfällig, 10 für heute terminiert, davon schaffe ich 3 (natürlich die unwichtigsten) und somit sind morgen 57 überfällig. Aus den 57 werden 100, 200 und irgendwann ist die Liste nur noch da und enthält neben viel unwichtigem Plunder kleine Bomben versteckt, also Aufgaben die hätten erledigt werden müssen. Deshalb: keine Termine wenn es nicht zwingend erforderlich ist. Vielmehr sorgt mein System der Wochen- und Tages-Planung dafür, dass (möglichst) immer die wichtigen Aufgaben erkannt und  bevorzugt abgearbeitet werden.

Ein solches (oder ähnliches) System ist entscheidend für erfolgreiches Zeitmanagement. In den nächsten Beiträgen werde ich zeigen, wie ich dieses System in der Praxis umgesetzt habe

 

Bild: Flickr – Kate Ter Haar

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