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Remember the Milk – Aufgaben effizient organisieren.

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Die Aufgabenliste ist das Herzstück der Zeitmanagement-Tools. Wie ich es bereits in den vorausgegangenen Artikeln gesagt habe, ist es für mich eine wichtige Voraussetzung, das es nur eine Aufgabenliste gibt. Ich benutze Remember The Milk zur Verwaltung meiner Aufgaben. Warum ausgerechnet Remember The Milk? Es gibt sicher noch dutzende andere Tools, die sich ebenso eignen würden. Für mich waren die folgenden Kriterien zur Auswahl entscheidend:

  • Einfaches Web-Interface ohne viel Geschnörkel
  • Die Möglichkeit, Meta-Informationen direkt beim Erfassen der Aufgaben anzugeben (ohne klicken zu müssen)
  • Die Verfügbarkeit auf verschiedenen Geräten (Web, iPhone App, Android App)
  • Die Möglichkeit, Aufgaben per Mail zu erfassen (siehe letzter Artikel)
  • Die Verfügbarkeit eines Outlook Plugins (wozu werden wir im kommenden Artikel sehen)

Remember The Milk – Organisation in Listen

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In Remember The Milk werden alle Aufgaben in verschiedenen Listen sortiert. Eigentlich braucht man dieses Feature bei meiner Methodik nicht unbedingt, es ist aber für eine grundlegende Organisation der Aufgaben auch nicht verkehrt. Da ich sowohl meine privaten, als auch meine beruflichen Aufgaben in einem Tool verwalte, unterscheide ich die entsprechenden Listen bei der Benennung. Der Prefix “ps-” steht für personal, also die privaten Aufgaben. Der Prefix “wk-” steht für work, also die beruflichen Aufgaben.

Übersicht der Aufgabenlisten in Remember The Milk

Übersicht der Aufgabenlisten in Remember The Milk

Neben den Listen, die tatsächlich Aufgaben enthalten können, gibt es noch dynamische bzw. suchbasierte Listen, mit denen man sich verschiedene Ansichten generieren kann. So enthält z.B die Liste “ps – Einkaufen” alle Aufgaben, die mit dem Tag #einkaufen versehen sind.

Suchbasierte Task Liste "ps - Einkaufen"

Suchbasierte Task Liste “ps – Einkaufen”

 
Die dafür hinterlegte Suchanfrage ist auch recht simpel und lautet:

"tag:einkauf"

Solche suchbasierten Listen verwende ich an verschiedenen Stellen, wie wir später noch sehen werden.

Remember The Milk Inbox – Zentraler Posteingang

Alle Aufgaben, die an Remember The Milk gesendet werden, landen in der Inbox. Bei mir sind das vor allem Mails mit wichtigen Aufgaben aus meinem E-Mail Posteingang und Aufgaben, die ich über das iPhone erstelle und nicht sofort einer speziellen Liste zuordne. Die Inbox wird im Rahmen der regelmäßig anstehenden Planungsaktivitäten (Wochenplanung, Tagesplanung) aufgeräumt. Ich lege wirklich für alles, was mir einfällt und an was ich denken muss, eine Aufgabe an. Auch wenn ich auf einen Input von jemanden warte, wird eine Aufgabe angelegt und mit dem #wait Tag versehen. Diese Aufgaben erscheinen dann in der suchbasierten “Waiting For” Liste.

 Prioritäten setzen

Um der Vielzahl der Aufgaben Herr zu werden nutze ich die Priorisierungsfunktion von Remember The Milk. Dabei habe ich den Prioritäten eine gewisse Bedeutung gegeben.

  • Rot – hohe Priorität – diese Aufagben sind wichtig und dringend – sie sollten im Laufe der kommenden 7 Tage erledigt sein
  • Dunkelblau – mittlere Priorität – diese Aufgaben sind wichtig und nicht ganz so dringend – sie sollten im Laufe des kommenden Monats erledigt sein
  • Hellblau – geringer Priorität – diese Aufgaben sind weniger wichtig, haben aber eine gewisse Dringlichkeit – sie sollten im Laufe der kommenden drei Monate erledigt sein
  • Weiß – ohne Priorität – diese Aufgaben wurden noch nicht einsortiert (oder sind unwichtig)
Remember The Milk Aufgaben mit Prioritäten

Remember The Milk Aufgaben mit Prioritäten

Einige Aufgaben erhalten ihre Priorität direkt beim Anlegen. Wenn ich z.B eine Aufgabe anlege, die wichtig und dringend ist, bekommt sie die Priorität 1 und wird zumeist auch gleich in der passenden Liste angelegt.  Ist beim Anlegen einer Aufgabe deren Priorität noch nicht ganz klar, wird sie ohne Priorität in der Inbox von Remember The Milk angelegt und im Rahmen der Wochenplanung priorisiert.

Sortieren der Aufgaben – Meine Wochenplanung

Bis dahin haben wir jetzt schon eine Menge geschafft. Alle Aufgaben sind in Remember The Milk – einer einzigen zentralen Aufgabenliste – erfasst. Der nächste Schritt ist nun natürlich mindestens genauso wichtig – wie können die Aufgaben abgearbeitet werden ohne im Task-List Chaos zu versinken? Hier heißt mein Zauberwort mittlerweile Planung. Planung gehört zu den Tätigkeiten, die mir eigentlich nicht wirklich liegen und die ich deshalb möglichst auch vermeide. In der Vergangenheit hat das allerdings dazu geführt, dass ich meine Aufgaben nie wirklich in den Griff bekommen habe. Seit ich ein System nutze, welches im wesentlichen auf der Planung beruht, hat sich mein Zeitmanagement entscheidend verbessert.

Meine Planung besteht aus zwei Schritten. Bei der Wochenplanung gehe ich alle Listen in Remember The Milk durch und setze die Prioritäten der Tasks neu. Diese Aufgabe ist wichtig, da es innerhalb einer Woche nahezu immer dazu kommt, dass irgendwelche ursprünglich geplanten Tasks nicht bearbeitet werden können und nun hinsichtlich der Priorität neu beurteilt werden. Auch ist es wichtig die Priorität 2 & 3 Tasks dahingehend zu prüfen, inwieweit diese nun angegangen werden sollen. Ziel ist es, eine gute Anzahl an Aufgaben zu haben, die im Laufe der Woche erledigt werden sollen. Dazu berücksichtige ich natürlich auch immer, was die Woche alles ansteht. Wenn zum Beispiel eine Dienstreise mir einer längeren Zugfahrt geplant ist, so suche ich auch die Priorität 2 und 3 Tasks raus, die eine längere Bearbeitung ohne Störungen bedürfen. Manchmal sind zu deren Bearbeitung dann noch Vorbereitungsarbeiten notwendig – zum Beispiel das Herunterladen von Texten für das Offline-Lesen im Zug – diese Aufgaben lege ich in dem Atemzug gleich mit an.  Der für mich beste Zeitpunkt der Wochenplanung ist Sonntagabend. Das bietet schon mal die Gelegenheit, auf die nächste Woche zu schauen und diese gedanklich durchzugehen.

Im Rahmen der Tagesplanung schaue ich mir die Aufgaben für den kommenden Tag an. Die Aufgaben, die am kommenden Tag geplant sind, tagge ich mit dem due date “tomorrow”. Alle Aufgaben, die für den aktuellen Tag geplant aber nicht erledigt werden konnten, werden auch noch einmal betrachtet. Hat sich an der Priorität der Aufgabe etwas geändert, wird die Neu-Priorisierung vorgenommen, ansonsten werden die heute unerledigten Aufgaben auf einen der kommenden Tage geplant.  Die für den Tag gepanten Aufgaben werden dann in der “do-today” Liste angezeigt. Hierbei handelt es sich wieder um eine suchbasierte Liste mit der Suchabfrage:

"status:incomplete due:today OR dueBefore:today AND NOT tag:wait"

Diese do-today Liste ist nun für den Tag das entscheidende Instrument zur Bearbeitung der Aufgaben. Sie enthält immer die Sachen, die ich mir für den Tag vorgenommen habe – auch wenn ich nicht alles davon schaffe, versinke ich nicht in einem Chaos einer endlos langen Aufgabenliste.

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