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Stressfrei Arbeiten

Mehr Zeit zum Leben – Fünf Tipps für effizientes Arbeiten.

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Wer kennt sie nicht, die stressigen Tage. Morgens ins Büro und Abends raus. Dazwischen sind meist deutlich mehr als 8 Stunden vergangen und ich frage mich am Ende “Was habe ich heute eigentlich alles gemacht?” Wer darauf nicht sofort eine Antwort findet, sollte das als ein deutliches Zeichen für einen äußerst ineffizienten Arbeitstag werten. Zu oft hatte ich solche Tage in den letzten Jahren. Eine äußerst unangenehme Begleiterscheinung solcher Tage ist dann auch noch das negative Gefühl irgendwie überhaupt nichts auf die Reihe bekommen zu haben und den Tag mit einer größeren Aufgabenliste zu beenden, als er angefangen hat. Nun habe ich mir Gedanken gemacht und mir eine Reihe von Maßnahmen vorgenommen, die meinen Tag entspannen sollen. Meine Top 5 Maßnahmen für effizientes arbeiten und einen stressfreien Arbeitstag sind:

Tipp 1 – Tägliches Planen der Aufgaben für den kommenden Tag

Eine der wichtigsten Maßnahmen überhaupt. Wie häufig ist es vorgekommen, dass ich in den Tag gestartet bin, einen einigermaßen freien Kalender hatte und dachte, heute etwas schaffen zu können. Recht früh nach Ankunft im Büro werde ich dann von einer Flut von kleinsten Aufgaben aus verschiedenen Quellen (Mail, Telefon, Kollegen,…) überrannt, die für sich betrachtet und im momentanen Augenblick jeweils wichtig erscheinen. Damit füllt sich dann der Tag schneller als ich bis drei zählen kann und am Ende stelle ich die Frage “Was war heute wieder los?”. Ein tatsächlich erfolgreicher Ansatz für dieses Problem ist, sich am Vorabend die wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag zurecht zu legen: Auf diese konzentriere ich mich am nächsten Arbeitstag so lange es geht. Die beiden wichtigsten Aufgaben werden nach Möglichkeit am Vormittag erledigt. Der Fokus auf wichtige Aufgaben des Tages hat zwei wesentliche Vorteile

  • Da die wichtigsten Aufgaben des Tages bereits am Vorabend festgelegt werden, bleibt viel Zeit, diese schon einmal vor Ankunft im Büro zu durchdenken. Ich nutze dazu zum Beispiel den Arbeitsweg von immerhin täglich ca. 30 Minuten.
  • Da nun bei Ankunft im Büro vollkommen klar ist, welche Aufgaben heute am wichtigsten sind, kann ich sofort die Arbeit daran beginnen. Ein begleitendes Signal – nein, ich habe keine Zeit über unwichtige Sachen zu sprechen – hilft auch die Kollegen mit ihren “wichtigen” Anliegen fern zu halten.

So richtig erfolgreich wird dieses Vorhaben vor allem zusammen mit Tipp 3 und Tipp 5 aber dazu später mehr.

 Tipp 2 – Eine zentrale Aufgabenliste sammelt alles zu erledigende

Ich nutze viele Tools und irgendwie hat jedes eine Aufgabenliste. Ich hatte berufliche Aufgaben verstreut in Outlook, dem CRM, SharePoint, meinen Notizen in Evernote und sicher noch vielen anderen Stellen. Ein wahres Aufgaben–Chaos! Neben dem Problem, dass immer alle Tools nach Aufgaben durchsucht werden müssen (ich könnte ja etwas wichtiges übersehen), litt ich unter dem Problemen, dass ich nicht immer alle Aufgaben erfasst und deshalb noch eine große Menge an Aufgaben im Kopf trug. Diese Aufgaben im Kopf sind die schlimmsten! Sie führen dazu, dass ihnen aufgrund der permanenten Präsenz – bloß nicht vergessen! -  eine Bedeutung bemessen wird, die sie vielleicht überhaupt nicht verdienen. Unwichtige Aufgaben im Kopf führen dazu, sich nicht auf die wichtigen Dinge konzentrieren zu können (vergleiche Tipp 1). Also raus damit. Und zwar in EINE EINZIGE Aufgabenliste.  In diese Liste kommt alles,

  • Was ich tun muss,
  • An was ich denken muss und
  • Wo ich etwas von jemand anderen bekommen muss

Es gibt sicher verschiedene Ansätze Aufgaben effizient zu führen und zu bearbeiten. Meine persönliche Methodik, mit der ich ganz gut zurecht komme, beruht auf der Getting Things Done Methodik von David Allen. Wie ich dieses System für mich adaptiert habe, werde ich später in einem extra Artikel noch schreiben.

Tipp 3 – eMail checken – zweimal am Tag

Achtung! Jetzt kommt ein großartiger Tipp. Ich hasse Mails. Ich glaube E-Mails richten einen großen  Schaden in Unternehmen an. Wie viel Zeit verbringt jeder von uns mit dem Lesen und Beantworten von Mails? Unzählbar viel Zeit. E-Mails sind DER Performancekiller schlechthin. Vor allem wenn sie durch multimediales signalisieren ihre Ankunft in der eigenen Mailbox kund tun und dadurch zum “Lies mich – SOFORT!” auffordern. Das Schlimme daran ist noch nicht einmal die reine Zeit zum Lesen und Beantworten der Mail, sondern die dadurch eingetretene Störung einer möglicherweise gerade begonnenen konzentrierten Arbeit. Die gesamte Zeit, die ich brauche um nach dem Ausflug zur Mailbox wieder in die Arbeit zu kommen ist riesig, vor allem wenn Mails alle paar Minuten erscheinen und gelesen werden. Ich versuche hier einen radikalen Ansatz umzusetzen und meine Mails nur noch zweimal am Tag zu lesen. Und zwar nicht früh als erstes nach Betreten des Büros sondern Mittags und zum späten Nachmittag. In der restlichen Zeit ist die Mailbox tabu. Natürlich müssen dazu auch alle Signale für zwischenzeitlich eingehende Mails abgestellt werden. Am besten wäre es, den Modus auf manuelles Empfangen umzustellen, allerdings ist mir das bisher noch nicht gelungen. Ich stelle den Mail-Client deshalb auf “Offline” und rufe Mails nur zweimal am Tag ab. Die Vorteile dieses Ansatzes liegen auf der Hand:

  • Der Tag beginnt mit der Arbeit an den wichtigsten Aufgaben des Tages (siehe Tipp 1). Diese wichtigsten Aufgaben können konzentriert bearbeitet werden.
  • Es werden nur zweimal am Tag (und nicht 10, 20 oder 30 Mal) Mails geholt, geladen und beantwortet. Das ist an sich effizienter als jede Mail einzeln zur Kenntnis zu nehmen und führt auch nicht zu den Unterbrechungen einer begonnenen konzentrierten Arbeit.

Tipp 4 – Die verfügbare Zeit für eine Aufgabe limitieren

Je mehr Raum ich einer Aufgabe gebe, desto mehr Zeit nimmt diese in Anspruch. Dass das tatsächlich so ist, sehe ich immer dann, wenn plötzliche Ereignisse die verfügbare Zeit limitieren. Die spontansten unvorhergesehenen Ereignisse treten bei mir immer dann ein, wenn ich früh aufwache und eines meiner beiden kleinen Kinder krank ist. Meist springt dann zwar meine liebe Frau ein, nur lässt sich das nicht immer realisieren. An solchen Tagen mit einer unvorhergesehenen Auszeit passiert dann folgendes: Ich hüte tagsüber das kranke Kind und setze mich Abends, wenn die Frau nach Hause kommt hin und erledige die wichtigsten Aufgaben. In aller Regel führt das dazu, dass die wichtigsten Aufgaben tatsächlich auch fertig werden. Und das mit viel weniger Zeit als ich an einem regulären Tag darauf verwendet hätte. Das hat mir irgendwann zu denken gegeben.  In der Realität ist es doch so, dass je mehr  Zeit einer Aufgabe gegeben wird, desto mehr Raum nimmt diese ein. Das habe ich sowohl an mir selbst, als auch an Aufgaben gesehen, die ich Anderen gegeben habe. Schuld daran ist wohl das Pareto Prinzip, dem ich den Tipp 5 gewidmet habe. Was habe ich daraus gelernt? Ich versuche nun, allen meinen Aufgaben klare zeitliche Vorgaben und deadlines zu geben und zwinge mich diese auch möglichst einzuhalten. Ein Prinzip, welches in den meisten Fällen auch tatsächlich funktioniert und mir ermöglicht, Dinge schnell als “erledigt” markieren zu können.  

Tipp 5 – Radikal reduzieren – Wichtiges von Unwichtigem trennen

Jetzt werde ich etwas philosophisch. Sicher sagt ihnen das Pareto-Prinzip, besser bekannt als die 80/20-Regel, etwas. 80% der Ergebnisse eines Projektes entstehen in 20% der insgesamt benötigten Zeit. Die verbleibenden 20% der Arbeit erfordern 80% der Zeit. Wenn ich mir meine tägliche Arbeit ansehe, dann stelle ich fest, dass dieses Prinzip nicht ganz falsch ist. Wenn es nun so ist, dass ich in 20% der Arbeitszeit 80% der zu erledigenden Dinge schaffe und mich gleichzeitig auf die wirklich wichtigen Dinge konzentriere, dann steckt hier ein gewaltiges Optimierungspotential. Jetzt muss nur noch erkannt werden, welche 20% der Aufgaben, mit denen ich mich täglich beschäftige, 80% der Zeit fressen. Diese Aufgaben gilt es möglichst konsequent zu eliminieren. Ob das tatsächlich erfolgreich gelingt und mit welcher Methodik ich das erreiche, werde ich in einem späteren Artikel schildern. Ich verspreche mir jedenfalls viel von diesem Prinzip.

 

(Bild: Livin’ Spoonful)

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